Порядок організації прийому громадян

Порядок

роботи із зверненнями громадян та проведення особистого і виїзних прийомів громадян у виконавчому комітеті Ватутінської міської ради

1. Загальні положення.

          Порядок роботи із зверненнями громадян та проведення особистого і виїзних прийомів громадян у виконавчому комітеті Ватутінської міської ради (далі - Порядок) розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування». Порядок визначає основні вимоги до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом виконавчого комітету Ватутінської міської ради та прийому за місцем проживання громадян м.Ватутіне (вулиця Аварійна) та селах Скаливатка, Юрківка, Стецівка, Чичиркозівка.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

        1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

        2. Письмові звернення можуть бути:

- індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

- колективні – звернення, подані групою осіб;

- повторні:;

        а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

        б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді у виконавчому комітеті;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, порушені в  попередньому зверненні;

- дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлені різним адресатам та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до виконавчого комітету для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

• анонімні – письмові звернення, які не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

В електронному зверненні  має бути викладено суть звернення, зазначено прізвище, ім’я, по батькові автора (ініціатора) електронного звернення, адресу електронної пошти. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

4. Звернення громадян, що надійшли на адресу виконавчого комітету поштою, отримує загальний відділ виконавчого комітету міської ради (далі – загальний відділ).

5. Спеціаліст загального відділу, який займається роботою із зверненнями громадян (далі – спеціаліст загального відділу):

- перевіряє наявність конверта та додатків до звернення, а також його відповідність вимогам статті 5 Закону України «Про звернення громадян»;

- визначає суть, характер і короткий зміст звернення;

- перевіряє, чи є воно повторним або дублетним;

- реєструє в журналі звернень громадян (заносить прізвище, ім’я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дата супровідного листа, якщо звернення надійшло з органу влади вищого рівня, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листування по ньому.

6. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у загальному відділі не повинні перевищувати 3-денний термін.

7. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради, голови обласної державної адміністрації, розглядаються особисто міським головою, а в разі його відсутності – заступником відповідно до функціонального розподілу обов’язків.

8. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або не має дати, не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні загального відділу.

9. Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник загального відділу.

Відповідь заявнику з роз’яснення вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст загального відділу. Відповідь надається заявнику за підписом міського голови.

10. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

11. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень виконавчого комітету, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до виконавчого комітету, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає міський голова або його заступники за напрямами діяльності, керуючий справами виконавчого комітету. Звернення направляється визначеному органу супровідним листом із проханням повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

12. Опрацьовані звернення передаються спеціалістом загального відділу на розгляд керівництву виконавчого комітету для ознайомлення та визначення виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань.

У разі потреби керівництво виконавчого комітету вносить пропозиції щодо призначення виконавцю комісійного розгляду звернення, їх виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги.

13. Розглянуті керівництвом виконавчого комітету письмові звернення передаються до загального відділу для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.

14. Контролю за вирішенням питань громадян підлягають звернення:

- про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;

- у резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

15.Спеціаліст загального відділу:

- готує для відправки копії звернень, або необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька;

- друкує повідомлення автору про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;

- відправляє повідомлення авторам звернень.

16. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ.

Спеціаліст загального відділу отримує від виконавця інформацію щодо розгляду питання ( у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляє відмітку в журналі реєстрації  звернень громадян, вказавши дату надходження відповіді до загального відділу, та всі матеріали по справі передає міському голові і його заступникам для прийняття відповідного рішення.

17. Термін розгляду звернень встановлюється керівництвом виконавчого комітету відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до виконавчого комітету приймає керівництво виконавчого комітету, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

18. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

19. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

ІІІ. Вирішення звернень громадян і надання відповідей заявникам.

1. Керівники структурних підрозділів міської ради та  її  виконавчого комітету, підприємств комунальної власності, яким доручено керівництвом виконавчого комітету розгляд звернень громадян, зобов’язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби направляти працівників на місця для перевірки фактів, викладених у зверненні, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати, усувати причини, умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

 Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян  у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, детально вникають в їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація  міському голові або його заступникам  (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику в установлений керівництвом термін.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву  виконавчому комітету та письмова відповідь заявникам за підписом міського голови.

4. Якщо звернення контролювалося органом вищого рівня, то інформація голові обласної державної адміністрації та голові обласної ради за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом міського голови,  у разі його відсутності - заступниками , відповідно до функціонального розподілу обов’язків, візується виконавцем.

5. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень, за надання письмової відповіді заявнику – спеціаліст загального відділу.

6. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам дані вичерпні відповіді. Не допускаються визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

7. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до виконавчого комітету та розглянуті міським головою, надаються за його особистим підписом. Проект відповіді готує виконавець.

8. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівних працівників виконавчого комітету, та надають їх до загального відділу не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

9. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники міського голови, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому проекти обґрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочих дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом виконавчого комітету.

10. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

11. Підписані керівними працівниками виконавчого комітету відповіді заявникам передаються виконавцями до загального відділу для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

12. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року і загальному відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Загальний відділ може  надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні загального відділу, в інших випадках – тільки окремі копії  документів.

13. Спеціаліст загального відділу за першою вимогою заявника надає йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

IV. Організація прийому громадян.

 Прийом громадян проводиться в кабінеті міського голови або в кабінеті посадової особи, яка здійснює прийом громадян.

         Реєстрацію громадян, які прийшли на прийом, проводить спеціаліст загального відділу. Графи бажано заповнювати з паспорта або з інших документів, які посвідчують особу.

         Під час реєстрації з громадянами проводиться попередня розмова з метою виявлення суті питання. Також уточнюється до кого з посадових осіб чи органів уже звертався заявник і яке рішення було прийняте.

         Заявник повідомляє свою пропозицію, заяву або скаргу в усній чи письмовій формі і пред’являє, в   разі необхідності, інші документи, які стосуються суті питання.

  Після розмови і ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде прийом, приймає рішення по зверненню, при  необхідності встановлює терміни розгляду і вирішення порушених питань:

- рішення про задоволення звернення. При цьому дається вказівка у письмовій  чи усній формі відповідній посадовій особі про виконання в зазначені терміни необхідних і конкретних дій;

- рішення про передачу звернення для розгляду у відповідні компетентні органи: окремі підприємства, організації, установи незалежно від форм власності. В таких випадках посадова особа, яка проводить прийом, пише резолюцію на зверненні заявника із вказівкою прізвища керівника, дії, які необхідно виконати, та термін виконання;

- рішення про відмову. При цьому заявнику повідомляються причини відмови, при необхідності – посилаються на закон або інші правові акти.

         В окремих випадках допускається одночасний прийом декількох заявників (він можливий при умові, якщо про це просять самі заявники). Під час прийому групи заявників спеціаліст загального відділу повідомляє керівнику, який веде прийом, зміст звернення. Керівник вислуховує представника, уповноваженого від групи заявників, або кожного заявника окремо і приймає відповідне рішення.

Після закінчення прийому відповідальна особа опрацьовує матеріали відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 “Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно  від форм власності, в засобах масової інформації” та доводить їх до виконавців.

Щомісячно здійснюється виїзний прийом міським головою відповідно до затвердженого графіка.