Регламент роботи

ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням виконавчого комітету від 15.12.2020 №270

із змінами від 18.02.2021 року  рішення №82

від 18.03.2021 рішення №121

від 17.06.2021 рішення №222

від 19.08.2021 рішення №288

від 21.10.2021 рішення №346

від 16.12.2021 рішення №416

від 17.02.2022 рішення №30

від 23.06.2022 рішення №153

від 22.09.2022  рішення №237

від 20.04.2023 рішення №140

від 18.05.2023 рішення №180

від 23.05.2024 - рішення №174

від 17.07.2024 - рішення №255

від 13.08.2024 - рішення №279

від 18.10.2024 - рішення №370

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Багачевської міської ради

Черкаської області

1.Загальні положення

1.1. Регламент виконавчого комітету  Багачевської міської ради Черкаської області  (далі – Регламент) визначає організаційно - процедурні питання діяльності виконавчого комітету Багачевської міської ради Черкаської області (далі – виконавчий комітет) та є обов’язковим для виконання.

1.2. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, визначає механізм організації взаємодії виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради по реалізації положень Конституції України, законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування", інших нормативних актів, механізм здійснення організаційного, матеріально - технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює внутрішній розпорядок роботи виконавчого комітету.

1.3. Затвердження Регламенту здійснюється рішенням виконавчого комітету. У випадках прийняття нормативних актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень цього Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх структурних підрозділів міської ради, її виконавчого комітету (далі – виконавчі  органи міської ради) та їх посадових осіб,  підприємств та закладів комунальної власності міської територіальної громади. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та Кодексу законів про працю України.

1.5. Розподіл обов’язків між міським головою, його заступниками, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету здійснюється міським головою не пізніше двох тижнів з дня затвердження його на посаду.

При цьому визначаються:

- функції і повноваження  закріплені за посадовою особою;

- виконавчі органи міської ради, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою місцевого самоврядування.

1.6. Виконавчий комітет утворюється міською радою на термін її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.

1.7. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним.

1.8. До складу виконавчого комітету входять за посадою: міський голова, його заступники, секретар міської ради, керуючий справами виконавчого комітету, а також керівники виконавчих органів міської ради, інші особи. Кількісний та персональний склад виконавчого комітету затверджується рішенням ради за пропозицією міського голови.

1.9. Староста працює на постійній основі в апараті міської ради та її виконавчого комітету, а в разі обрання членом цього виконавчого комітету - у виконавчому комітеті ради.

На старосту поширюються вимоги щодо обмеження сумісності його діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлені чинним законодавством для міського голови.

Порядок організації роботи старости визначається Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами України, а також Положенням про старосту.

1.9.1. Староста:

1) уповноважений Багачевською міською радою діяти в інтересах жителів відповідного старостинського округу у виконавчих органах міської ради;

2) бере участь у пленарних засіданнях міської ради та засіданнях її постійних комісій з правом дорадчого голосу. Бере участь у засіданнях виконавчого комітету міської ради;

3) має право на гарантований виступ на пленарних засіданнях міської ради, засіданнях її постійних комісій та виконавчого комітету з питань, що стосуються інтересів жителів відповідного старостинського округу;

4) сприяє жителям відповідного старостинського округу у підготовці документів, що подаються до міської ради, її  виконавчим органам та місцевим органів виконавчої влади, а також у поданні відповідних документів до зазначених органів. За рішенням міської ради надає адміністративні послуги (видає довідки фізичним та юридичним особам) та/або виконує окремі завдання адміністратора центру надання адміністративних послуг;

5) бере участь в організації виконання рішень міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови на території відповідного старостинського округу та у здійсненні контролю за їх виконанням;

6) бере участь у підготовці пропозицій до проєкту бюджету міської територіальної громади в частині фінансування програм, що реалізуються на території відповідного старостинського округу;

7) вносить пропозиції до виконавчого комітету міської ради з питань діяльності на території відповідного старостинського округу виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб;

8) бере участь у підготовці проєктів рішень міської ради, що стосуються майна Багачевської міської територіальної громади, розташованого на території відповідного старостинського округу;

9) бере участь у здійсненні контролю за використанням об’єктів комунальної власності, розташованих на території відповідного старостинського округу;

10) бере участь у здійсненні контролю за станом благоустрою відповідного старостинського округу та інформує міського голову, виконавчі органи міської ради про результати такого контролю;

11) отримує від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення наданих йому повноважень;

12) сприяє утворенню та діяльності органів самоорганізації населення, організації та проведенню загальних зборів, громадських слухань та інших форм безпосередньої участі громадян у вирішенні питань місцевого значення у відповідному старостинському окрузі;

13) здійснює нотаріальні дії відповідно до статті 37 Закону України "Про нотаріат":

вживає заходів щодо охорони спадкового майна;

посвідчує заповіти (крім секретних);

видає дублікати посвідчених ним документів;

засвідчує вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

засвідчує справжність підпису на документах;

14) посвідчує довіреність, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами;

15) складає протоколи про адміністративні правопорушення у межах підконтрольних населених пунктів;

16) здійснює інші повноваження, визначені Законами України;

1.9.2. При здійсненні наданих повноважень староста є відповідальним і підзвітним міській раді та підконтрольним міському голові. Староста не рідше одного разу на рік, протягом першого кварталу року, наступного за звітним, а на вимогу не менш як третини депутатів - у визначений міською радою термін, звітує про свою роботу перед міською радою, жителями старостинського округу. Заслуховування звіту старости перед жителями старостинського округу відбувається на відкритій зустрічі, у спосіб, що дає можливість жителям старостинського округу поставити запитання, висловити зауваження та внести пропозиції. Інформація про відповідну зустріч, а також письмовий звіт старости оприлюднюються на офіційному вебсайті Багачевської міської ради та розміщуються у приміщенні ради не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення відповідної зустрічі.

1.9.3. Повноваження старости можуть бути достроково припинені за рішенням відповідної ради.

1.10. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій, повноваження міського голови щодо забезпечення роботи виконавчого комітету виконує перший заступник міського голови.

1.11. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, реєстраційні та особові  рахунки в територіальному органі Державної казначейської служби.

1.12. Діловодство у виконавчий комітеті ведеться державною мовою. Неухильним та обов’язковим для всіх є дотримання вимог Інструкції з діловодства у виконавчих органах міської ради.

1.13 Виконавчий комітет:

1.13.1. розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" до компетенції виконавчих органів міської ради;

1.13.2. попередньо розглядає проєкти міських програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, бюджету міської територіальної громади, інші проєкти рішень, що виносяться на розгляд міської ради;

1.13.3. координує діяльність виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

1.13.4.має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів міської ради, а також їх посадових осіб;

1.13.5. здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконавчий комітетом, міським головою, виконавчими органами міської ради.

1.14. Організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється відділом організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики.

1.15. Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконавчого комітету та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з неї міським головою  відповідно до Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

1.16. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються положенням про відповідний структурний підрозділ, затвердженим рішенням Багачевської міської ради.

2.Планування роботи виконавчого комітету

2.1. Перспективне й поточне планування роботи виконавчого комітету є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку міської територіальної громади.

2.2. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за перспективними та поточними (річним, квартальними) планами роботи.

2.3. Перспективний та квартальні плани роботи виконавчого комітету включають основні розділи:

2.3.1. перелік питань, які виносяться на розгляд виконавчого комітету;

2.3.2. питання, що будуть вивчатися, надання практичної допомоги;

2.3.3. наради, семінари;

2.3.4. засідання координаційних рад, комісій, робочих груп;

2.3.5. організаційно-масові заходи.

2.4. До планів роботи виконавчого комітету в обов’язковому порядку включаються питання:

• про розгляд проєктів програм соціально-економічного та культурного розвитку міської територіальної громади, бюджету міської територіальної громади та ін., підсумки їх виконання;
• про роботу виконавчих органів міської ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;
• про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності  територіальної громади.

2.5. Планування роботи виконавчого комітету здійснюється на основі пропозицій міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами, старост, керівників  виконавчих органів міської ради, керівників підприємств та установ комунальної форми власності.

Пропозиції до перспективного плану роботи, погоджені із заступниками міського голови, секретарем ради, керуючим справами виконавчого комітету, подаються до відділу організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики: для перспективного плану – не пізніше ніж до 01 грудня щорічно;  для квартального плану – до 01 числа останнього місяця кварталу.

Виключення питань  з плану роботи  виконавчого комітету або перенесення їх розгляду здійснюється з дозволу міського голови на підставі письмового подання відповідальної особи за підготовку питання до розгляду, попередньо погодивши його у заступника згідно з розподілом обов'язків.

2.6. Відділ  організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики на підставі поданих пропозицій готує проєкт рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконавчого комітету та виносить їх на розгляд виконавчого комітету.

2.7. Проєкт рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконавчого комітету візується секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, начальником відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи. План роботи не пізніше ніж у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до відома виконавців.

2.8. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюють секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, старости, керівники виконавчих органів міської ради, загальний відділ.

2.9. З метою врахування усіх питань, що виникають у ході діяльності  виконавчого комітету, та належної організації їх вирішення, впорядкування роботи комісій, робочих груп, координаційних рад відділом організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики щоп'ятниці до 12.00. готується оперативний план роботи міського голови, секретаря міської ради, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету щодо проведення  наступного тижня засідань дорадчих органів, нарад, зустрічей та інших масових заходів.

Для його підготовки керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та закладів щочетверга до 12.00 подають до відділу організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики пропозиції щодо потреби у проведенні наступного тижня засідань комісій, організаційних комітетів, координаційних центрів, робочих груп, інших дорадчих органів, нарад, семінарів, круглих столів, де вказується назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні (або ініціатори) за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до оперативного плану роботи виконавчого комітету на тиждень покладається на керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та закладів громади.

 2.10. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та установ міської територіальної громади покладається на їх керівників.

2.11. Планування діяльності виконавчих органів міської ради з підготовки проєктів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконавчого комітету у порядку, встановленому законами України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності", "Про місцеве самоврядування в Україні".

2.12. Виконавчі органи міської ради, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють їх в окремий план.

2.13. Розробка та розгляд виконавчим комітетом проєктів регуляторних актів у сфері господарської діяльності здійснюються в установленому цим Регламентом порядку з обов’язковим дотриманням процедури, визначеної Законом України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

  Забороняється винесення на розгляд виконавчого комітету проєкту регуляторного акта, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

• відсутній аналіз регуляторного впливу;
• проєкт регуляторного акту не був оприлюднений або оприлюднений з порушеннями статей 9,13 Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

3.Порядок підготовки засідань виконавчого комітету

3.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у разі неможливості здійснення ним свої повноважень - особою, яка виконує його обов'язки.

3.2. Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами виконавчого комітету та погоджує із міським головою, не пізніше як за 10 робочих днів до засідання.

3.3. Погоджений з міським головою порядок денний засідання виконавчого комітету разом з копіями проєктів рішень та довідками до них надається для ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше, як за два дні до його засідання в паперовому або електронному вигляді.

3.4. На засідання виконавчого комітету вноситься, як правило, заплановані питання (згідно з планом роботи), а в разі потреби і такі питання, які потребують негайного розгляду (виникнення надзвичайної ситуації; загроза життю і здоров`ю  неповнолітніх, питання соціального захисту, наповнення бюджету тощо )

3.5. Додаткові питання на засідання виконавчого комітету вносяться у виняткових випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, соціальних, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування; при загрозі життю та здоров`ю неповнолітніх тощо при наявності у членів виконавчого комітету підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені  не пізніше як за добу до засідання виконавчого комітету. Проєкт рішення виконавчого комітету, який виноситься до негайного розгляду розміщується на сайті міської ради не пізніше, як за добу до засідання виконавчого комітету.

3.6.  Підготовлені проєкти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперових носіях та в електронному вигляді  керуючому справами виконавчого комітету  за 5 днів до засідання виконавчого комітету.

3.7. Проєкти рішень виконавчого комітету згідно з вимогами Закону України "Про доступ до публічної інформації" оприлюднюються їх виконавцями не пізніш як за 10 робочих днів до дати їх розгляду виконавчий комітетом на офіційному сайті міської ради і знаходяться там до прийняття щодо них рішень виконавчий комітетом.

У період дії воєнного стану проєкти рішень виконавчого комітету не підлягають оприлюдненню згідно з нормами чинного законодавства.

3.8. Керуючий справами виконавчого комітету контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконавчого комітету керуючий справами виконавчого комітету доповідає міському голові, який приймає рішення про те чи буде це питання розглянуте на засіданні виконавчого комітету.

4.Порядок проведення засідань виконавчого комітету

4.1. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним свої повноважень - перший  заступник міського голови  або  особа, яка виконує його обов'язки. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконавчого комітету від загального складу виконавчого комітету.

4.2. Засідання виконавчого комітету проводиться щомісяця за датою та часом, визначеними розпорядженням міського голови. 

4.3. У випадку необхідності міський голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконавчого комітету.

4.4. Засідання виконавчого комітету проводяться в кабінеті міського голови або в сесійній залі.

4.5. На засідання виконавчого комітету запрошуються: керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міської територіальної громади відповідно до внесених на розгляд питань.

Засідання виконавчого комітету, як правило, проводяться відкрито (за винятком випадків, коли члени виконавчого комітету ухвалили рішення провести закрите засідання).

Рішення про необхідність проведення закритого засідання (закритого обговорення окремих питань)  приймається простою більшістю голосів від загального складу членів виконавчого комітету.

Проведення закритого засідання виконавчого комітету (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених законом правил роботи з документами обмеженого доступу.

У засіданнях виконавчого комітету  можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної, районної, міської рад, керівники структурних підрозділів міської ради, представники міської територіальної громади, об’єднань громадян та органів самоорганізації населення та ін. Кількість присутніх може бути лімітована лише фізичними обмеженнями приміщення зали засідань виконавчого комітету. У разі великого інтересу до конкретного засідання   організовується виїзне засідання в міському Палаці культури або в іншому пристосованому місці.

4.6. Член виконавчого комітету зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає – питання відсутності погоджується з міським головою.

4.7. Головуючий на засіданні виконавчого комітету:

4.7.1.Відкриває, закриває та веде засідання;

4.7.2. За пропозицією членів виконавчого комітету, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

4.7.3. Надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного  доповідача;

4.7.4. Забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

4.7.5. Вносить пропозиції про внесення змін до проєктів рішень з врахуванням висловлених пропозицій у ході обговорення.

4.8. Порядок денний затверджується на початку засідання.

4.9. На засіданні виконавчого комітету час для доповіді визначається:

• при розгляді планових питань – до 20 хвилин;
  при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;
• для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;
• для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

4.10. Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування ставляться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконавчого комітету. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, яке буде ставитися на голосування  і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу членів виконавчого комітету.

У разі рівного розподілу голосів, голос головуючого є вирішальним. В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

Голосування може проводитися шляхом підняття руки або за допомогою системи поіменного електронного голосування "Рада Голос".

4.11. Рішення виконавчого комітету може прийматись без обговорення, якщо до проєкту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден член виконавчого комітету.

У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

4.12. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються і погоджуються з відповідними посадовими особами і через загальний відділ подаються на підпис міському голові.

4.13. Додатки до рішення підписуються керуючим справами виконавчого комітету та керівником виконавчого органу міської ради, комунального підприємства чи закладу, який готує проєкт рішення.

Якщо додатком до рішення є документ, раніше сформований дорадчим органом та підписаний його членами, підготовлений за встановленими чинним законодавством шаблонами (нормами, формами) або оформлений як графічний додаток та підписаний особою згідно з наданими галузевими повноваженнями, оформлений як звіт за визначеною формою та підписаний відповідальною особою, то цей додаток затверджується (схвалюється, погоджується тощо) рішенням виконавчого комітету  без додаткових підписів.

4.14. Доручення на засіданнях виконавчого комітету оформляються протокольно керуючим справами виконавчого комітету, доводяться загальним відділом до відома виконавців, які інформують виконавчий комітет про хід їх виконання.

4.15. Копії прийнятих рішень розсилаються загальним відділом згідно зі списком розсилки в 5-денний термін. Нумерація рішень виконавчого комітету ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

4.16. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання в архівний сектор виконавчого комітету (далі – архівний сектор). Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконавчого комітету покладається на начальника загального відділу.

4.17.Рішення виконавчого комітету з питань, які стосуються забезпечення життєдіяльності міської територіальної громади, доводяться до відома її жителів через засоби масової інформації, а також розміщуються на офіційному вебсайті міської ради в мережі Інтернет.

4.18. Засідання виконавчого комітету протоколюються. Ведення протоколу здійснює керуючий справами виконавчого комітету. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконавчого комітету не пізніше як через 5 днів  після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконавчого комітету присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі рішення, які виносяться на розгляд та результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконавчого комітету.

Ведення протоколу можна здійснювати за допомогою системи поіменного електронного голосування "Рада Голос".

4.19. Оригінали рішень виконавчого комітету після підписання засвідчуються гербовою печаткою. Протоколи засідань виконавчого комітету засвідчуються підписами головуючого на засіданні виконавчого комітету та керуючого справами. Копії рішень засвідчуються печаткою загального відділу. Протоколи засідань виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну передаються в архівний сектор на постійне зберігання.

4.20. Рішення виконавчого комітету оприлюднюються на вебсайті Багачевської міської ради у відповідності до вимог частини другої статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації"

4.21. Протокол засідання виконавчого комітету оформлюється та оприлюднюється на вебсайті міської ради не пізніше п’яти робочих днів після засідання.

4.22. Врегулювання конфлікту інтересів відповідно  до Закону України "Про запобігання корупції":

У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів у міського голови, його заступників, керуючого справами, секретаря міської ради, членів виконавчого комітету вони не мають права брати участь у прийнятті рішення виконавчого комітету та самостійно публічно оголошують про це під час засідання виконавчого комітету, на якому розглядається відповідне питання, також ними оголошується відмова від  участі у голосуванні з даного питання. Оголошення має наступний зміст:

Відповідно ст.35 Закону України "Про запобігання корупції" повідомляю, що при розгляді питання "____________________________________" виникає конфлікт інтересів.  Врегулювання конфлікту буду здійснювати шляхом неучасті у голосуванні.

Про конфлікт інтересів такої особи може заявити будь-який інший член виконавчого комітету або особа, якої безпосередньо стосується питання, що розглядається. Заява про конфлікт інтересів члена виконавчого комітету заноситься в протокол засідання :" не голосували" - кількість осіб і прізвища.

У разі якщо неучасть  члена виконавчого комітету у прийнятті рішень виконавчого комітету призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконавчий комітетом, про що заноситься в протокол засідання.

Неоголошення  про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням при прийнятті рішення виконавчого комітету є підставою для зупинення міським головою зазначеного рішення.

4-1. Особливості організації та проведення засідань

виконавчого комітету в умовах надзвичайних ситуацій

та/або надзвичайного стану

4-1.1. В умовах запровадження надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідного до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій або з використанням електронного цифрового підпису (дистанційне засідання).

4-1.2. До порядку денного дистанційних засідань можуть включатися виключно питання невідкладного внесення змін до місцевого бюджету, інші питання, щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або якнайшвидшої ліквідації особливо тяжких наслідків надзвичайних ситуацій, спричинених спалахами епідемій та пандемій чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, процедурні питання.

4-1.3. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному вебсайті міської ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу членів виконавчого комітету. Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання виконавчого комітету.

4-1.4. Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на відповідний структурний підрозділ виконавчого комітету.

4-1.5. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати: - можливість реалізації прав членів виконавчого комітету, ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні колегіального органу; встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4-1.6. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища. Голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється членами виконавчого комітету особисто і відкрито шляхом підняття рук та висловлення своєї позиції "за", "проти" чи "утримався".

4-1.7. Підрахунок голосів під час голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється керуючим справами виконавчого комітету, а у разі неможливості взяти участь у такому засіданні, підрахунок голосів здійснюється головуючим на засіданні.

4-1.8. На засіданні виконавчого комітету, що проводиться у режимі відеоконференції, ведеться протокол засідання.

Аудіо/відео запис засідання є невід’ємною частиною протоколу.

4-1.9. Протокол засідання виконавчого комітету, проведеного у режимі відеоконференції, в електронному вигляді розміщується на офіційному вебсайті ради. Протокол проведеного у режимі відеоконференції засідання виконавчого комітету оформлюється у паперовому вигляді відповідно до загальних правил, а у разі відсутності такої можливості - протягом 10 робочих днів з дня завершення періоду запровадженого надзвичайного стану чи надзвичайної ситуації.

5.Порядок підготовки рішень виконавчого комітету

5.1. Виконавчий комітет у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконавчого комітету включає:

• нормотворчу ініціативу;
• розробку проєкту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконавчий комітеті мають міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, члени виконавчого комітету.

5.2. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради та представники громадських організацій.

5.3.Відповідальність за підготовку рішення,  оприлюднення рішення і його проєкту у відповідності до вимог статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації", несе керівник виконавчого органу міської ради, на якого відповідно до резолюції міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, покладено організацію підготовки проєкту рішення.

5.4. Проєкт рішення виконавчого комітету повинен містити:

• обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
• посилання на норми чинного законодавства;
• джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
• інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
• всі необхідні візи та погодження;
• план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
• якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами "за згодою", прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
• кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про  хід його виконання;
• інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

5.5. До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проєкті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

5.6. Якщо проєкт рішення виконавчого комітету готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.7. Проєкти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені цим Регламентом.

5.8. Матеріали з питань, що вносяться на  обговорення засідання виконавчого комітету, включають:

5.8.1. Проєкт рішення, який погоджується:

• посадовою особою, що готує проєкт рішення, та  її безпосереднім керівником;
• секретарем ради, заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків;
• керуючим справами виконавчого комітету;
• начальником відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи виконавчого комітету;

5.8.2. Додатки до проєкту рішення (якщо вони є);

5.8.3. Лист узгодження, підписаний працівником, що готував і проводив узгодження проєкту рішення виконавчого комітету у разі виникнення зауважень та розбіжностей;

5.8.4. Перелік виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття  (далі – адреса розсилки).

5.9. Усі проєкти рішень виконавчого комітету направляються начальнику відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству України. 

5.10. Візи проставляються на листі узгодження проєкту рішення та на  зворотному боці останнього аркуша проєкту рішення (на лицьовому боці міститься підпис міського голови або особи, яка виконує його обов'язки).

Строк перебування проєкту рішення виконавчого комітету на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 день. Проєкти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, візуються начальником фінансового управління міської ради.

5.11. Після процедури погодження і візування проєкт рішення виконавчого комітету подається на бланку встановленого зразка керуючому справами виконавчого комітету.

5.12. Матеріали на засідання виконавчого комітету, підготовлені без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог Інструкції з діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру не приймаються. Про причини порушення встановленого порядку інформується міський голова.

5.13.  При розгляді питання доповідачем можуть використовуватися візуалізації (наприклад, фото- , відеоматеріали).

6.Порядок підготовки розпоряджень міського голови

6.1. Відповідно до статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

6.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

• з основної діяльності;
• щодо особового складу;
• про відпустки;
• про відрядження;
• про використання службового транспорту.

6.3. Проєкти розпоряджень міського голови готуються:

з основної діяльності - виконавчими органами міської ради відповідно до резолюції міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету;

з кадрових питань, зокрема щодо особового складу, про відпустки, про відрядження - відділом юридичного забезпечення та кадрової роботи виконавчого комітету у встановленому цим Регламентом порядку;

про використання службового транспорту - відділом бухгалтерської звітності, обліку та господарювання виконавчого комітету.

6.4. За підготовку проєкту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проєкту розпорядження міського голови.

Проєкти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Текст проєкту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюються обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій – доручення, завдання, пропозиції, висновки. Деякі проєкти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.

У проєктах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

6.5. Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпоряджень обласної та районної державних адміністрації або інших нормативних актів органів державної влади до проєкту розпорядження додається відповідний нормативний акт.

6.6. У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя  раніше прийняте розпорядження з таких же питань знімається з контролю.

6.7. Проєкти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань візуються:

працівником, який створив документ;

керівником структурного підрозділу, в якому його створено;

начальником відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи;

керуючим справами виконавчого комітету;

заступником міського голови або секретарем міської ради згідно з розподілом обов'язків;

іншими працівниками, яких стосується документ.

Якщо в проєкті розпорядження міського голови порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником відділу  бухгалтерської звітності, обліку та господарювання.

Проєкти розпоряджень з кадрових питань візуються:

відповідальним працівником з кадрових питань, який створив документ;

начальником відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи;

начальником відділу бухгалтерської звітності, обліку та господарювання;

керуючим справами виконавчого комітету;

першим заступником міського голови (по штатних працівниках виконавчого комітету);

заступником міського голови або секретарем міської ради згідно з розподілом обов'язків;

іншими працівниками, яких стосується документ.

Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша розпорядження (на лицьовому боці міститься підпис міського голови або особи, яка виконує його обов'язки).

6.8. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль. Відповідальні за здійснення контролю можуть не зазначатися у розпорядженнях з кадрових питань.

У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу виконавчих органів міської ради, визначається один структурний підрозділ для координації та узагальнення проведеної роботи.

6.9. Після процедури погодження і візування проєкт розпорядження подається на бланку встановленого зразка до загального відділу в паперовому вигляді разом із списком розсилки для підписання та реєстрації.

6.10. Розпорядження підписуються міським головою, а в час його відсутності особою, на яку покладено обов’язки міського голови.

Додатки підписуються керуючим справами виконавчого комітету та керівником виконавчого органу міської ради, який готує проєкт розпорядження.

6.11. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проєкту розпорядження загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проєкт на доопрацювання.

Особи, яких стосується розпорядження з кадрових питань, ознайомлюються із змістом документа шляхом проставлення дати та підпису на зворотному боці останнього аркуша розпорядження. Якщо особа, вказана у розпорядженні не є працівником виконавчого комітету, її надсилається паперова копія документу.

Розпорядження з питань основної діяльності, щодо особового складу, про відпустки, відрядження та про використання службового транспорту реєструються окремо.

6.12. Підписані розпорядження реєструються:

керуючим справами виконавчого комітету - з основної діяльності;

відділом юридичного забезпечення та кадрової роботи – з особового складу, у тому числі про відпустки та відрядження;

відділом бухгалтерської звітності, обліку та господарювання виконавчого комітету - про використання службового транспорту.

6.13. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

6.14. Оригінали розпоряджень підписуються міським головою та засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архівний сектор  на постійне зберігання. Зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Копії розпоряджень  засвідчуються печаткою загального відділу.

6.15. Не пізніше ніж у триденний строк з дня підписання, загальний відділ ставить розпорядження, що потребують контролю,  на контроль.

6^-1. Погодження проєктів рішень та розпоряджень з органами Антимонопольного комітету України

6^-1.1. Проєкти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках підлягають погодженню з  територіальним відділенням Антимонопольного комітету України.

^6.-1.2. Проєкти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках погоджуються у порядку, визначеному Положенням про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень органів влади, органів адміністративно-господарського управління та контролю,  органів місцевого самоврядування  щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та  антимонопольного регулювання, затвердженого розпорядженням Антимонопольного комітету України від 01 квітня 1994 року №4-р (із змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 квітня 1996 року № 78/287. 

7. Організація контролю за виконанням рішень виконавчого комітету,

розпоряджень міського голови

7.1. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови покладається на загальний відділ.

7.2. Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники виконавчих органів міської ради відповідно до їх компетенції.

7.3. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

7.4. Загальний відділ після засідання виконавчого комітету у триденний термін визначає перелік рішень виконавчого комітету для взяття їх на контроль.

7.5. Контролю підлягають рішення виконавчого комітету, які висвітлюють: виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, розгляд міських планових питань на засіданнях виконавчого комітету, роботу виконавчих органів міської ради, затвердження планів роботи, заходів та інші рішення виконавчого комітету, в яких зазначаються строки виконання.

7.6. Загальний відділ у 5 - денний термін з дати прийняття направляє відповідно завірені копії рішень виконавчого комітету з позначкою "контроль" виконавцям.

Щомісяця до 5 числа надає інформацію міському голові про стан виконання контрольних документів.

7.7. Контрольні рішення, розпорядження, які направляються за списком розсилки виконавчим органам міської ради, повинні містити в правому куточку документа позначку "контроль". Цей символ є офіційним підтвердженням для посадових осіб, виконавців документів про поставлення рішення чи розпорядження на контроль.

7.8. У виконавчих органах міської ради посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контролю виконання документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляють позначку "контроль".

7.9. Загальний відділ інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, притягуються до  дисциплінарної відповідальності.

7.10. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень  у загальний відділ за 3 дні до визначених контрольних строків в документі. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання – у тримісячний термін після прийняття рішення.

Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

7.11. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження, особа на яку покладено  виконання,  вносить пропозицію щодо продовження строку виконання з письмовим обґрунтуванням.

7.12. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень секретар ради, заступники міського голови керуючий справами виконавчого комітету (згідно з функціональними обов’язками) погоджують та визначають строки виконання.

7.13. Загальним відділом здійснюється контроль за виконанням протокольних доручень, наданих на засіданнях виконавчого комітету. Відповідальність за виконання   доручень несуть особи, яким вони надані.

7.14. Відділ організаційної роботи, цифрового розвитку та інформаційної політики здійснює контроль за виконанням доручень, наданих міським головою під час проведення розширених та оперативних нарад.

7.15. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання.

7.16. Зняття з контролю рішень виконавчого комітету здійснюється  за рішенням виконавчого комітету, розпоряджень - при прийнятті відповідного розпорядження міського голови.

8.Організація роботи з документами органів виконавчої влади

та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

8.1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконавчий комітеті забезпечується  керуючим справами  виконавчого комітету та загальним відділом у порядку, визначеному цим Регламентом.

8.2. Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності  особою, яка виконує його обов’язки .

8.3. Документи органів виконавчої влади реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 10.00 наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

8.4. Загальний відділ забезпечує доведення   документів до виконавців згідно з резолюцією.

8.5. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на секретаря ради,  заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету. Контроль за термінами виконання – на загальний відділ.

8.6. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким  доручено їх виконання.

8.7. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

8.8. Після виконання документ, завізований секретарем ради, заступниками або керуючим справами виконавчого комітету (у разі наявності контрольних термінів) здається начальнику загального відділу для підписання у міського голови.

8.9. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови  "До справи" або "Зняти з контролю".

9.Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

9.1. Усі документи, які надходять міському голові, секретарю ради, його заступникам, керуючому справами виконавчого комітету, а також вся вихідна документація (далі – документи) за підписом міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконавчого комітету приймається і реєструється в загальному відділі виконавчого комітету.

9.2. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків подає їх заступникам міського голови, керуючому  справами виконавчого комітету для подальшого розгляду.

9.3. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

9.4. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції, яка повинна містити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

9.5. Після повернення документа з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами він передається виконавцям загальним відділом.

9.6. На документах, які містять конкретні терміни виконання в правому верхньому кутку першого аркуша ставиться штамп "контроль".

9.7. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проєкти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

9.8. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" – протягом 5 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

9.9. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицією виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений термін неможливо.

9.10. Якщо міський голова, секретар ради, заступники міського голови вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на контрольному листі роблять запис "до справи", підписуються і зазначають дату, яка є датою зняття документа з контролю.

9.11. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то працівники загального відділу  повертають її виконавцю на доопрацювання.

9.12. Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через загальний відділ під розпис.

10.Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

10.1. Виконавчий комітет має гербову печатку встановленого зразка. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконавчого комітету є міський голова, а за його дорученням – інша посадова особа.

10.2. Старости використовують гербові печатки з відповідним літерним індексом, який походить від назви населеного пункту – центру старостинського округу, зокрема, с. Стецівка - *С*, с. Чичиркозівка - *Ч*, с. Юрківка - *Ю*, та забезпечують їх збереження.

10.3. За розпорядженням міського голови гербова печатка виконавчого комітету передається  відділу  бухгалтерського  звітності, обліку  та господарювання.

10.4. Великою гербовою печаткою виконавчого комітету засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів у випадках, передбачених чинним законодавством, а також підписи його заступників, керуючого справами виконавчого комітету, інших працівників відповідно до розпорядження міського голови.

10.5. Виконавчий комітет має печатку загального відділу, кутовий та інші  печатки і штампи, необхідні в роботі з документами які обліковуються та реєструються у журналі згідно з чинним законодавством.

10.6. Печаткою загального відділу виконавчого комітету засвідчуються копії рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови; а також інших документів.

Штампи та інші печатки використовуються для оформлення, реєстрації документів виконавчого комітету. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть працівники структурних підрозділів, які визначені як відповідальні за  окремим розпорядженням голови.

10.7. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради виготовляються самостійно.

10.8. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

10.9. Виготовлення бланків виконавчого комітету забезпечується загальним відділом за зразками, затвердженими Інструкцією з діловодства у виконавчих органах міської ради.

10.10. Бланки листів виконавчого комітету є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотної сторони. Виготовлення бланків виконавчих органів міської ради забезпечуються ними самостійно.

10.11. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

10.12. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом у встановленому порядку. У виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за користуванням бланків та знищення погашених бланків здійснюється їх діловодними службами або спеціально визначеними особами.

10.13. Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету.

10.14. Бланки титульних листів виконавчого комітету зберігаються у загальному відділі, здійснюється облік і видаються під розписку у спеціальних журналах працівникам, посадовим особам, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів.

11. Порядок підготовки та проведення нарад,

семінарів та інших заходів у виконавчий комітеті

11.1. Наради у міського голови проводяться:

• із секретарем ради, першим заступником, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, з керівниками виконавчих органів міської ради
• щоденно протягом робочого тижня у визначений міським головою час;
• розширені апаратні наради з керівниками виконавчих органів міської ради, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, керівниками підприємств, установ, закладів міської територіальної громади у – в перший, третій вівторок  місяця о 10.00.

11.2. На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань даються доручення міського голови.

11.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету.

11.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить той структурний підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

11.5. Виконавчий орган, що відповідає  за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови чи керуючому справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).

Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється керуючий справами виконавчого комітету не пізніше, як за тиждень до проведення наради. На основі отриманої інформації складається оперативний місячний план роботи виконавчого комітету.

11.6. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбуваються засідання виконавчого комітету, наради, засідання  дорадчих органів надається міським головою  акредитованим журналістам.

12. Організація роботи робочих органів виконавчого комітету

12.1. Виконавчий комітет та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міської територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

12.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються секретар ради, заступники міського голови, представники виконавчих органів міської ради, керівники комунальних підприємств та установ, а також депутати міської ради ( за згодою), представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єкти підприємницької діяльності, громадських організацій.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, секретарем ради, першим заступником або заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків, відповідальними за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконавчого комітету та подається на розгляд виконавчого комітету або затвердження міському голові разом з проєктом відповідного рішення чи розпорядження.

12.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

12.4. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

12.5. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

12.6. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

12.7. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

12.8. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови.

12.9. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

13. Організація прийому громадян і їх письмових звернень

13.1. Прийом і реєстрація листів, заяв, скарг громадян здійснюється  загальним відділом.

13.2. Організація розгляду листів громадян здійснюється згідно з порядком, передбаченим  Законом України "Про звернення громадян".

13.3. Прийом громадян здійснюється міським головою, секретарем ради,  заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету відповідно до затвердженого графіка.

14. Організація роботи з кадрами

14.1. Кадрова робота у виконавчий комітеті здійснюється на підставі Конституції України, законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про державну службу", Кодексу законів про працю України, "Про запобігання корупції", постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів та рекомендацій Національного агентства України  з питань державної служби, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень обласної та міської рад, розпоряджень міського  голови, рішень виконавчого комітету та цього Регламенту.

14.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів міської ради та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

14.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом року можуть вноситися зміни.

14.4. Прийом та звільнення посадових осіб виконавчого комітету (за винятком секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, старост) здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України.

Секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету призначаються шляхом затвердження міською радою.

Староста затверджується у відповідному старостинському міською радою на строк її повноважень за пропозицією міського голови, що вноситься за результатами громадського обговорення, проведеного у межах відповідного старостинського округу.

Інші працівники призначаються відповідно до чинного законодавства про працю .

14.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду може здійснюватися без конкурсного відбору. Просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ посадових осіб органів місцевого самоврядування. Щорічно до 1 квітня посадові особи подають шляхом заповнення на офіційному вебсайті Національного агентства з питань запобігання корупції декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, що визначається Національним агентством. 

14.6. Відповідальна особа, визначена розпорядженням міського голови, забезпечує:

14.6.1. отримання документованої згоди на обробку персональних даних від працівників виконавчого комітету;

14.6.2. письмово повідомляє працівників про права, визначені законодавством у сфері захисту персональних даних, мету обробки персональних даних та осіб, яким передаються персональні дані, у строки, визначені законодавством;

14.6.3 отримання від працівників, робота яких пов`язана з обробкою персональних даних, письмового зобов`язання щодо недопущення розголошення  у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв`язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов`язків.

14.7. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на керуючого справами виконавчого комітету. Реалізація кадрової політики у виконавчий комітеті здійснюється відділом юридичного забезпечення та кадрової роботи.

15. Формування справ у діловодстві виконавчого комітету,

тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

15.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради встановлені Інструкцією з діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію.

15.2. Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

15.3. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради ведеться самостійно у всіх виконавчих органах міської ради.

Номенклатури справ відділів апарату виконавчого комітету після їх розгляду і аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ виконавчого комітету, погоджується експертною комісією архівного сектору та затверджується міським головою.

Контроль за формуванням справ здійснює загальний відділ та особи, відповідальні за стан діловодства у виконавчих органах міської ради. Методичне керівництво покладається на архівний  сектор.

15.4. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний сектор зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою виконавчих органів міської ради. Збереження справ забезпечується керівниками виконавчих органів міської ради, а також посадовими особами, відповідальними за діловодство.

15.5. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи.

Експертну комісію виконавчого комітету очолює перший заступник міського голови. Експертну комісію архівного сектору очолює його завідувач.

15.6. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконавчий комітеті – 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного сектору за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

16. Організація використання робочого часу

16.1. Початок роботи виконавчих органів міської ради о 8.00, закінчення – о 17.15 . У п’ятницю – о 16.00. Обідня перерва – з 13.00 до 14.00.

Для належної організації відправки документів через електронний зв'язок встановити наступний графік роботи загального відділу:

• з 8.00    до 9.00  – робота з документами;
• з 9.00    до 12.00 –  відправлення документів електронним зв’язком;
• з 12.00  до 13.00 – робота з документами;
• з 13.00  до 14.00 – обідня перерва;
• з 14.00  до 16.00 -  відправлення документів електронним зв’язком;
• з 16.00  до 17.15 – робота з документами.

16.2. За роботу у святкові та вихідні дні працівникам надається згідно з їх заявою інший день відпочинку.

16.3. Табельний облік робочого часу працівників виконавчого комітету веде головний спеціаліст відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи виконавчого комітету.

Відповідальними особами за підготовку табелів обліку використання робочого часу працівниками відділу "Центр надання адміністративних послуг" виконавчого комітету міської ради є  керівник цього відділу, а працівниками, які працюють у старостинських округах -  діловоди загального відділу виконавчого комітету міської ради.

16.4. Перебування працівників із службових питань у робочий час за межами будівлі повинно бути попередньо погоджено із секретарем ради,  заступниками міського голови (згідно функціональних обов’язків) та з керуючим справами виконавчого комітету.

16.5. Відрядження працівників структурних підрозділів виконавчого комітету здійснюються відповідно до затверджених планів роботи виконавчих органів ради, а також на підставі документів вищих органів державної виконавчої влади.

Авансовий звіт про відрядження затверджує міський голова або перший заступник міського голови  не пізніше трьох робочих днів від дня повернення працівника з відрядження і в цей же термін звіт подається до відділу бухгалтерської звітності, обліку та господарювання виконавчого комітету.

16.6. Щорічно до 25 грудня керівники структурних підрозділів виконавчого комітету подають відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. На цій підставі складається графік відпусток, який узгоджується з уповноваженим представником трудового колективу та затверджується міським головою.

16.7. Чергування у виконавчому комітеті у святкові дні та нічний час здійснюється за потреби. Відповідальними черговими призначаються секретар ради, перший заступник, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів  міської ради та  її виконавчого  комітету, або їх заступники. Графіки чергування підписуються керуючим справами виконавчого комітету і затверджуються міським головою.

17. Апарат виконавчого комітету

17.1 Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень міського голови, рішень міської ради, виконавчого комітету здійснює її апарат.

17.2. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:

17.2.1. опрацьовує документи, що надходять до виконавчого комітету, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали;

17.2.2. здійснює опрацювання проєктів розпоряджень  міського голови, проєктів рішень Багачевської міської ради, виконавчого комітету;

17.2.3. перевіряє за дорученням міського голови виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень міського голови виконавчими органами міської ради, вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформацій та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови;

17.2.4. готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань;

17.2.5. опрацьовує і подає на розгляд сесії міської ради, її виконавчого комітету проєкти рішень, плани роботи, забезпечує контроль за їх виконанням;

17.2.6. здійснює організаційне забезпечення засідань сесій міської ради, виконавчого комітету, нарад;

17.2.7. організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до міської ради, її виконавчого комітету, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;

17.2.8. аналізує разом із виконавчими органами міської ради соціально-економічне і суспільно-політичне становище в місті, розробляє та вносить на розгляд виконавчого комітету, сесії міської ради пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку території, а також про реалізацію повноважень, делегованих органами виконавчої влади;

17.2.9. проводить роботу, пов’язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників виконавчого комітету, створенням кадрового резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників виконавчого комітету; проходження курсів підвищення професійної кваліфікації;

17.2.10. забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;

17.2.11. забезпечує контроль за видачою бланків суворої звітності.

17.2.12. здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності виконавчого комітету;

17.2.13. виконує інші функції відповідно до законодавства.

17.3. Апарат виконавчого комітету, його структурні підрозділи у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими органами місцевого самоврядування та органами виконавчої влади.

17.4. Організація роботи апарату виконавчого комітету здійснюється відповідно до Регламенту, інструкції з діловодства виконавчих органів міської ради, а також інших нормативних актів.

17.5. Довідки, які видаються у виконавчий комітеті, повинні ґрунтуватись на основі документів, які свідчать про правдивість та прозорість внесених даних в довідку. Довідки підписуються міським головою,  або його заступниками, керуючим справами виконавчого комітету, старостами відповідних старостинських округів. Довідки громадянам, установам, організаціям видаються на їх письмовий та усний запит та реєструються в журналі видачі довідок. Перелік довідок, які видаються у виконавчому комітеті, зазначений у додатку до цього Регламенту.

Додаток

до Регламенту виконавчого комітету Багачевської міської ради Черкаської області  

Перелік довідок,

які видаються у виконавчому комітеті

Багачевської міської ради Черкаської області